Mengurus Visa Schengen di Surabaya

Berhasil mendapatkan tiket Europe kami tidak lantas langsung hepi karena masih ada “PeEr” selanjutnya untuk bisa masuk ke Benua Biru. Schengen Visa, ya kami butuh dokumen permit untuk bisa memasuki wilayah Eropa. Pilihan untuk mengurus visa ada 2, mau diurus sendiri atau pake jasa biro travel. Kalau pake jasa biro travel tentunya lebih mahal tapi nggak ribet. Berhubung keberangkatan kami masih 4 bulan lagi, kami putuskan untuk mengurus sendiri dengan pertimbangan supaya punya pengalaman dan yang pasti lebih murah. Kami mulai mencari berbagai sumber di internet, saya juga mulai join group Facebook "Backpackers International (BI)", banyak sekali manfaat yang bisa di dapatkan dari join group BI.
.

Wilayah yang bisa di jangkau oleh Visa Schengen meliputi 26 negara di Eropa, antara lain:
1. Austria
2. Belgia
3. Republic Ceko
4. Denmark
5. Estonia
6. Finlandia
7. Perancis
8. Jerman
9. Yunani
10. Hungaria
11. Iceland
12. Italy
13. Latvia
14. Liechtenstein
15. Lithuania
16. Luxemburg
17. Malta
18. Belanda
19. Norwegia
20. Polandia
21. Portugal
22. Slovakia
23. Slovenia
24. Spanyol
25. Swedia
26. Swiss
Sumber: https://www.schengenvisainfo.com/schengen-visa-countries-list/

Untuk membuat Visa Schengen kita bebas memilih kedutaan untuk apply visa antara 26 negara diatas, syarat utama yang mutlak jika ingin mengajukan visa ke salah satu negara tersebut adalah negara tempat stay paling lama atau negara tempat tujuan kita tiba dan kembali (atau paling tidak salah satunya, tujuan tiba atau kembalinya saja). Karena kami tiba & kembali nanti sama-sama dari Amsterdam, maka kami memilih mengajukan visa Belanda. Lagipula sudah jadi rahasia umum kalau pengajuan visa Belanda lebih mudah dibandingan di negara Schengen area lainnya dan kantornya ada di Surabaya (karena kalau visa Perancis harus ke kedutaan Perancis yang kantornya di Jakarta). Per tanggal 1 Juli 2016 pembuatan visa Belanda tidak lagi di konsulat Belanda yang ada di Jl. Imam Bonjol Surabaya, tetapi di VFS Global, Gedung Graha Pena, lt. 15 Surabaya. Kantornya kecil, keluar lift ruangan paling kanan.
.

Mengurus visa adalah bagian yang bisa dibilang gampang-gampang susah, dilema antara beli tiket pesawat dulu atau apply visa duluan (bagi yang belum punya tiket). Pembayaran untuk Visa Schengen ini dilakukan di awal sebelum kita mengetahui apakah nanti visa kita bakal granted atau tidak. Oleh karena itu sebaiknya jangan pernah coba-coba, siapkan sebaik-baiknya semua persayaratannya, sayang bgt kan kalau uang +-Rp 1,2jt melayang begitu saja.

Di tulisan saya kali ini, saya tidak akan memberikan langkah-langkah pengisian form, karena sudah banyak juga yang share. Saya mau kasih tips berdasarkan pengalaman saya yang baru apply pertama Alhamdulillah langsung granted.



PEMBERKASAN
Permohonan Schengen Visa bisa dilakukan paling cepat 3 bulan sebelum keberangkatan dan paling lambat 3 minggu sebelum keberangkatan. Tanggal keberangkatan kami 9 April 2017, kami mulai melakukan pemberkasan bulan Januari 2017 minggu ke 2. Persyaratan dokumen yang dibutuhkan untuk pengajuan Schengen Visa, antara lain:

1. Paspor. Minimal masih punya sisa 2 halaman kosong, minimal masa berlakunya 3 bulan setelah tanggal kepulangan kita dari Eropa. Paspor dibawa & copy bagian depan yang ada fotonya.
2. Application form Schengen Visa yang bisa di download disini. (sumber: http://www.vfsglobal.com/netherlands/indonesia/tourist.html). Cara mengisi aplikasi formnya bisa dilihat disini.
3. Pas poto, 1 lembar, dengan ratio wajah 80%, background putih. Ukuran foto 3,5x4,5cm. Dulu saat mengurus visa masih dilakukan di Kedutaan Belanda memang bisa foto disana, tapi kini saat sudah di VFS sudah tidak ada lagi yang namanya foto ditempat. Jadi jangan seperti kami, saat semua dokumen sudah siap eh kami nggak siap pas foto karena mengira bisa foto di VFS, ternyata nggak bisa, untung tiba-tiba nemu pas poto di dompet, itupun ukuran 3x4cm, sempat ragu, sedih kan kalau hanya karena pas poto yang ukurannya kurang 0,5cm saja gagal dapat visa. Alhamdulillah ternyata tidak apa-apa.
4. Copy KTP, KK, Akte Kelahiran dan Akte Nikah. Siapkan juga versi terjemahannya dalam bahasa Inggris, seperti contoh ini. Waktu itu kami tidak menyiapkan, karena di beberapa blog ada yang bilang tidak harus, namun petugas sempat menanyakan tentang lampiran ini, ketika kami tanya balik “memangnya harus?” Petugas bilang “sebetulnya nggak perlu sih kalau pihak kedutaan bisa mengerti isi dari dokumen-dokumen ini, tapi mulai Agustus 2016 disarankan untuk melampirkan”. Duh, mbokya bilang aja “dilampirkan juga!”. Terjemahannya tidak perlu menggunakan penerjemah tersumpah. Kami yang awalnya tidak punya lampiran ini akhirnya nulis pakai tangan, di kantin Graha Pena, penggarisnya pake kartu ATM, hasil tulisannya jangan ditanya. Jadi setelah berkas terkumpul kami minta tolong ditunggu untuk melengkapi data ini, kemudian kami menulisnya manual di kantin lt.1 kemudian naik lagi ke lt. 15 menitipkan lampiran data yang kurang ini di security. Alhamdulillah tidak apa-apa walaupun tulisannya jelek.
5. Travel insurance. Dengan coverage minimial €30,000. Terserah di cover oleh asuransi apa, saya pakai AXA Travel Insurance, karena bisa beli online disini . Pilih tujuan “worldwide” karena cakupannya termasuk negara Schengen. Pilihan paket ada 2 Platinum & Gold, kami memilih Platinum. Dengan tertanggung 2 orang dewasa. Total biaya Rp 832.000 untuk 2 orang.
6. Booking tiket pesawat PP ke Eropa. Nah ini memang seperti makan buah simalakama, mau beli tiket pesawat dulu nanti takutnya visanya nggak keluar atau urus visa dulu baru kemudian beli tiket. Kebetulan tiket pesawat saya memang sudah ada, jadi tinggal dilampirkan saja copyannya. Namun jika masih ragu dengan tanggal keberangkatan atau mau urus visa dulu baru beli tiket, hal itu bisa dilakukan, caranya datang ke travel agen terdekat meminta bukti reservasi. Bukti reservasi, bukan tiket yang sudah di issued. Yang penting dalam bukti reservasi itu tertera tanggal keberangkatan & kepulangan, tanggalnya harus sama dengan tanggal yang kita cantumkan saat membeli travel insurance tadi. Travel agen tidak akan mengenakan biaya apapun dan tidak ada kewajiban membeli tiket ini apabila visanya keluar/tidak, ya kali aja mau beli maskapai lain kan bisa aja.
7. Surat keterangan kerja dari HRD kantor yang menyatakan bahwa benar yang bertanda tangan dibawah adalah karyawan kami, dalam bahasa Inggris, ini contoh punya pak suami. Untuk surat ini biasanya kantor sudah punya formatnya. Nah saya pernah membaca sebuah blog (lupa linknya), bahwa tidak masalah jika salah satu pihak saja yang melampirkan ini. Misal suami-istri sama-sama bekerja kantoran, namun hanya suaminya saja yang melampirkan ini, istri tidak perlu, cukup dituliskan saja dalam surat pernyataan sumber dana istri di sponsori suami seperti contoh punya saya. Tujuannya agar jika terjadi kekurangan data atau ada yang salah, screeningnya hanya dari satu pihak saja dan yang pasti lebih mudah dan cepat melengkapinya.
8. Surat izin resmi dari kantor (surat cuti) yang ditanda tangani atasan. Pak suami bikin dalam bahasa Inggris. Yang intinya karyawan ini diberi cuti dari tgl sekian hingga tgl sekian, seperti contoh ini.
9. Jika kamu bukan pekerja kantoran, alias pengusaha, freelancer atau professional, lampirkan SIUP atau surat keterangan profesi.
10. Copy rekening tabungan/koran 3 bulan terakhir. Naah ini yang agak bikin risih ya, belum holiday aja kok rasanya udah kaya “ditelanjangi”. Jika kamu akan bepergian ke negara yang butuh visa usahakan rajin menabung di bank beberapa bulan sebelumnya, karena mutasi yang baik pasti mempengaruhi keputusan. Saldo tabungan juga tentu saja menentukan, kedutaan sendiri mintanya €34/hari, jadi kira-kira perhitungannya kita harus memiliki saldo minimum: €34 x jumlah orang yang bepergian x jumlah hari selama disana (namun rasanya berdasarkan pengalaman jumlah itu sangat-sangat nggak mungkin haha) dan nggak mungkin juga kita berani nge-pas-pasin saldo tabungan dengan syarat minimum, yekan? pasti di lebih-lebihkan lah, untuk ini tidak ada syarat nilai yang pasti, malah ada blog yang bilang “kira-kira ambil saja angka €70/hari”. Sekedar tips saja ada yang pernah bilang, “kamu pinjam uang dulu aja buat masuk ke rekening tabungan, setelah di print, uangnya balikin lagi”, kira-kira seperti itu, entah teknisnya mudah/sulit untuk dilakukan.
11. Slip gaji 3 bulan terkakhir.
12. Bank references. Bisa diminta di bank tempat kita menabung/payroll, dalam bahasa Inggris, biayanya Rp50.000. Yang intinya menyatakan bahwa benar pemohon atas nama ini adalah nasabah kami dan memiliki catatan keuangan yang tidak bermasalah, seperti ini contoh punya kami.
13. Dokumen yang menyatakan bahwa kita akan kembali ke tanah air. Di beberapa blog, ini tidak dicantumkan, namun waktu itu kami melampirkan ini. Meliputi copy surat aset, bisa rumah, tanah. Bisa juga dokumen kewajiban kita di tanah air, misal cicilan rumah, yang menjadi pertanggungan kita di Indonesia, intinya sih supaya mereka percaya bahwa kita minta visa bukan dalam rangka melarikan diri, karena kewajiban di tanah air masih banyak hehe.. tapi inget cicilan panci teflon ga usah dimasukin.
14. Bukti booking hotel selama di Eropa. Apapula ini, visa belom karuan dapet tapi sudah harus melampirkan booking hotel. Jangan panik, booking aja di booking.com cari yang free cancelation. Print!
15. Itinerary. Contohnya punya kami bisa dilihat disini. Ini harus ditulis detail, bukan cuma hari ini mau kemana-kemana tapi juga harus ditulis penginapannya dimana, alamat hotel, email & no telp hotel dilampirkan. Tentunya hotel yang sudah kita booking via booking.com tadi. Sesuaikan kronologi waktunya, agak mikir juga walaupun bukan itin fix. Kalaupun nanti itin ini tidak seperti realitanya ya nggak masalah.
16. Pernah punya paspor lama? copy paspor lama juga dilampirkan, bagian depan yang ada foto dan bagian halaman yang pernah terstempel cap-capan negara dan tertempel visa lama. Bagi yang belum pernah punya paspor sebelumnya atau yang paspornya masih mulus, tidak usah melampirkan, tidak jadi masalah.
17. Membayar biaya visa. Sebesar total Rp1.220.000/orang. Meliputi visa fees Rp850.000 (€60), logistic sales Rp350.000, dan value added services untuk pemberitahuan via SMS kalau visa sudah bisa diambil Rp20.000. Tapi sepertinya pemberitahuan lewat SMS itu nggak berguna, rasanya saya tidak pernah mendapat SMS pemberitahuan. Begitu di beri kabar visa sudah bisa diambil saya di telp langsung dari kantor VFS yang ada di Bali, kurang tahu juga kenapa di telpnya dari kantor VFS Bali. Pemberitahuan bahwa paspor sudah bisa diambil, granted atau tidaknya petugas tidak tahu, karena diletakkan dalam amplop plastik bersegel.
18. Supaya tidak ada yang terlewat silahkan download form checklist disini.

Jelas ya? Atau malah puyeng? Haha.. napas dulu lah.. Setelah semua berkas kerkumpul lalu disusun rapi berdasarkan checklist (dari form checklist no. 18), di bendel yang rapi. Kemudian kita siap untuk langkah selanjutnya yaitu membuat schedule appointment.

SCHEDULE APPOINTMENT
Untuk bisa booked jadwal appoinment, kami bisa klik disini. Kamu harus login dulu, contoh langkah-langkahnya sudah banyak yang share, googling aja. Ketika datang, pastikan kamu sudah siap dengan semua dokumenmu, berpakaian rapi, pakai sepatu dan JANGAN TERLAMBAT.

PENGUMPULAN BERKAS
Saya mendapat jadwal hari Jumat, 20 Jan 2017, jam 8:30 pagi, namun karena sistemnya sedang error/apalah jadi semua yang bikin jadwal hari itu mundur, akhirnya saya baru masuk ruangan jam 9:30.

Selama menunggu dipanggil masuk ruangan, ada juga beberapa orang dari rombongan travel agent, sepertinya sudah siap sekali, nyali saya mendadak ciut lihat mereka karena berkas saya pun belum sempurna waktu itu. Pas poto ukurannya kurang 0,5cm tiap sisinya, terjemahan KTP & KK dalam bahasa Inggris belum bikin, tapi ya sudahlah pikir saya. Tidak lama kemudian Pak suami dipanggil masuk dan saya menyusul dipanggil.

Di dalam ruangannya sangat bersih dan dingin, suasananya quiet, petugasnya ada 3 orang. Kami tidak diwawancara, hanya menyerahkan berkas saja. Setelah berkas diserahkan, kami menuju ke ruangan Biometric Data Collection untuk scan 10 sidik jari & retina.

Untuk kekurangan data kami berupa terjemahan KTP & KK dalam bahasa Inggris, petugasnya bilang bisa dilengkapi setelah ini, jika sudah, bisa dititipkan security depan.

Dalam perjalanan pulang mas Adin cerita kalau ternyata tadi Pak security yang di depan bilang kalau permohonan visanya rombongan travel agent tadi tidak ada yang diterima, alias semua berkasnya dibawa pulang kembali, karena mereka mengajukan visa ke kedutaan Belanda tapi dalam itinerarynya waktu kunjungan ke Belanda cuma sebentar. Tiba dan kembali juga tidak ada yang dari bandara Schipol, malah dari Franfurt dan Paris. Jelas saja sama VFS disuruh kembali lagi untuk memperbaiki data, daripada sudah kadung bayar tapi jelas nggak bakal disetujui kan?!. Saya pasti kesal sekali kalau jadi mereka walaupun itungannya belum kehilangan uang, namun untuk bisa sampai tahap ini kita butuh proses yang nggak sebentar dan waktu yang tidak sedikit, jadi pastikan jangan ada kekeliruan, apalagi hal sepele.

PENGAMBILAN BERKAS
Kira-kira 5-7 hari kerja, nanti akan di infokan lewat telp kapan paspor kita bisa diambil. Untuk pengambilan harus dengan yang bersangkutan, jika yang bersangkutan tidak bisa hadir maka bisa di kuasakan, syarat pengambilannya seperti ini:


Sampai sini proses selesai.
Saking banyaknya persyaratan yang harus dipenuhi untuk bisa masuk Eropa, kadang saya mikir mengapa harus se-sulit ini. Intinya kita harus bisa membuktikan bahwa kita mampu bertahan hidup disana secara finansial dan akan kembali ke negara kita sendiri. Padahal mereka kalau masuk Indonesia nggak perlu pake visa. Yaah namun begitulah realitanya, saya pun paham alasannya tapi ya sudahlah... Semangat aja, kan mau jalan-jalan hihi

Bonus pic, Lake Brienz, Switzerland.

Semoga postingan saya ini bisa bermanfaat, memang sepertinya ribet dengan semua berkasnya, tapi nggak papa, bayangkan saja kita sebentar lagi ada di hamparan rumput bersalju dengan udara paling bersih sedunia di pegunungan Switzerland biar semangat hehe. Good luck ya, Europe I’m commiiiiing!